Technische Hochschule
Würzburg-Schweinfurt

Assistenz der Leitung (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Arbeitszeit:Vollzeit

Befristung: befristet bis zum 31.12.2027

Standort:Würzburg, Schweinfurt

Vergütung:

Bewerbungskennziffer: 33.1.798

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der (Hochschulservice Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F - es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das kommt auf Sie zu:

• Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von deren Projekten
• Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung
• Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen
• inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen, Tagesordnungen)
• Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb / außerhalb der Hochschule
• allgemeine Administration
• Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
• Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel; Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung
• periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der Hochschulinternationalisierung
• Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung
• Koordination
• von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen Partnern); auch Terminvorbereitung
• von Reisen (Reiseplanung und –organisation)
• von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)
• Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Das bringen Sie mit:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, oder z. B. als Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext
• Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert
• sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien
• verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse einer weiteren modernen Fremdsprache
• selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und Finalisieren
• sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompetenzen sowie die Fähigkeit zum (interkulturellen) Perspektivenwechsel
• verhandlungs- und entscheidungssicheres Auftreten, sowie die Fähigkeit, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen
• ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, in interdisziplinären Gruppen effektiv zu arbeiten

Freuen Sie sich drauf

Für Sie wichtig:

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in .

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und grundsätzlich in Vollzeit (40 Stunden/Woche) zu besetzen; eine Besetzung in Teilzeit ist möglich, sofern durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt ist.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse ect.) ausschließlich über unser Online-Portal bis zum 04.10.2026.

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Kostenfreies Parken

Ankommen ohne Parkplatzsuche:

Für unsere Mitarbeitenden stehen kostenfreie Parkplätze zur Verfügung, die teilweise auch außerhalb der Arbeitszeit genutzt werden können.

Einige Stellplätze befinden sich in logistisch besonders günstiger Lage, unter anderem zentral in der Stadt sowie in unmittelbarer Nähe zum Bahnhof in Würzburg.

So profitieren Sie von kurzen Wegen und zusätzlicher Flexibilität im Arbeitsalltag.

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Mensa

An Standorten mit angeschlossenen Einrichtungen des Studierendenwerks stehen Ihnen die Mensen und Cafeterien zur Verfügung.

Mit Ihrer THWS-Karte profitieren Sie dort vom Mitarbeitertarif und genießen eine preiswerte und bequeme Verpflegung im Arbeitsalltag.

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Jobbike

Mit dem steht Ihnen eine attraktive Möglichkeit zur Verfügung, ein Fahrrad über den Arbeitgeber zu leasen – für den Arbeitsweg ebenso wie für private Fahrten.

Als Tarifbeschäftigte oder Tarifbeschäftigter können Sie am JobBike-Programm teilnehmen, sofern Ihr Beschäftigungsverhältnis ungekündigt ist und ab Leasingbeginn eine Mindestlaufzeit von drei Jahren aufweist. Als Beamtin oder Beamter steht Ihnen das JobBike-Angebot sofort zur Verfügung.

So profitieren Sie von einer nachhaltigen, gesunden und flexiblen Mobilitätslösung im Alltag.

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Sportangebote

Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden haben für uns einen hohen Stellenwert. Deshalb steht Ihnen ein vielfältiges Sport- und Gesundheitsangebot zur Verfügung, das unter anderem Sportgruppen, Bewegungs- und Entspannungsangebote, Formate wie die Aktive Pause sowie Angebote des Hochschulsports umfasst. Ergänzend können Sie sich bei Bedarf an geschulte psychosoziale Ersthelfende wenden.

An den allgemeinen Angeboten der Gesunden Hochschule – wie Gesundheitstagen oder Online-Vorträgen – können Sie während Ihrer Arbeitszeit teilnehmen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bis zu einer Stunde pro Woche bzw. fünf Stunden im Monat an internen Sportgruppen teilzunehmen, zum Beispiel an einer Laufgruppe, beim Fußballtraining, Mountainbiken oder Fitness- und Konditionstraining.

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Gleitzeit

Unsere Gleitzeitregelung ermöglicht Ihnen eine flexible Gestaltung Ihres Arbeitstags. Innerhalb der Rahmenarbeitszeit von 6:30 bis 20:30 Uhr legen Sie Beginn und Ende Ihrer Arbeitszeit eigenständig fest. Die jeweiligen Präsenzzeiten richten sich nach den individuellen, betrieblichen Erfordernissen Ihres Fachbereichs. Ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem sorgt dabei für Transparenz und eine übersichtliche Führung Ihres Gleitzeit- und Überstundenkontos.

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30+ Urlaubstage

Erholung mit Planungssicherheit:

Sie profitieren von 30 Tagen Urlaub pro Jahr bei einer Vollzeitbeschäftigung. Zusätzlich sind der 24. Dezember und der 31. Dezember arbeitsfrei – ganz ohne Einsatz von Urlaubstagen.

Zwischen Weihnachten und Neujahr ist die Hochschule geschlossen. So können alle Mitarbeitenden diese Zeit gemeinsam und ohne Urlaubsabstimmung für Erholung, Familie und persönliche Auszeiten nutzen.

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Mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten bietet Ihnen zusätzliche Flexibilität im Arbeitsalltag. Je nach den betrieblichen Belangen Ihres Fachbereichs können bis zu 60 % der individuellen Wochenarbeitszeit mobil gearbeitet werden. Die Ausgestaltung erfolgt dabei nach dem Prinzip der beiderseitigen Freiwilligkeit.

Grundsätzlich steht mobiles Arbeiten allen Beschäftigten offen, sofern die jeweilige Tätigkeit hinsichtlich Art, Inhalt, Umfang und Dauer dafür geeignet und organisatorisch umsetzbar ist und dienstliche Anforderungen dem nicht entgegenstehen.

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Corporate Benefits

Mit Corporate Benefits steht Ihnen ein attraktives Vorteilsportal zur Verfügung, über das Sie exklusive Rabatte bei vielen bekannten Markenanbietern nutzen können. Die Angebote erstrecken sich unter anderem über die Bereiche Technik, Reisen, Mode, Wohnen und Freizeit und bieten Ihnen regelmäßig wechselnde Vergünstigungen.

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Events

Gemeinsame Erlebnisse stärken den Zusammenhalt:

Deshalb stehen Ihnen über das Jahr hinweg vielfältige Veranstaltungen und Events zur Verfügung. Dazu zählen unter anderem Weihnachtsfeiern und Neujahrsempfänge, Personalausflüge sowie sportliche Wettbewerbe mit anderen Bayerischen Hochschulen wie Fußball-, Winter- oder Laufmeisterschaften.

Ergänzt wird das Angebot durch teambildende Maßnahmen und teaminterne Events, die den Austausch fördern und den Arbeitsalltag bereichern.

Ob feierlich, sportlich oder im kleinen Team: Bei unseren Veranstaltungen kommen Austausch, Gemeinschaft und gemeinsame Erlebnisse nicht zu kurz.

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Verbeamtung

Für ausgewählte Positionen kann Ihnen – sofern Sie die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen – die Möglichkeit einer Verbeamtung angeboten werden. In diesem Fall gelten die einschlägigen Regelungen des Bayerischen Beamten- und Besoldungsrechts.

Eine Verbeamtung bietet Ihnen unter anderem langfristige Beschäftigungssicherheit, planbare Karriere- und Einkommensperspektiven sowie eine attraktive Altersversorgung und besondere soziale Absicherungen.

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Sonderzahlungen

Zusätzliche Wertschätzung zum Jahresende:

Mit der Jahressonderzahlung profitieren Sie von einer finanziellen Zusatzleistung, deren Höhe sich an Ihrer Entgeltgruppe orientiert. Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich aus dem .

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Ladesäulen

An der Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt stehen Ihnen hauseigene Ladestationen für Elektro- und Hybridfahrzeuge zur Verfügung. Die Ladevorrichtungen können sowohl für dienstliche als auch für private Zwecke genutzt werden und unterstützen eine nachhaltige Mobilität im Arbeitsalltag.

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Weiterbildung

Die fachliche und persönliche Weiterentwicklung liegt uns am Herzen:

Daher unterstützen und fördern wir interne sowie externe Weiterbildungsmaßnahmen, insbesondere wenn diese den betrieblichen Anforderungen Ihrer jeweiligen Position entsprechen.

Für Ihre gezielte Qualifizierung steht Ihnen eine eigene Organisationseinheit zur Verfügung: der . Dort profitieren Sie unter anderem von kostenlosen Englisch- und Excelkursen sowie weiteren bedarfsorientierten Weiterbildungsangeboten.

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Familienfreundlichkeit

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist der Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt ein zentrales Anliegen. Seit 2022 ist die Hochschule als familiengerechte Hochschule zertifiziert und setzt sich aktiv dafür ein, den vielfältigen Lebensentwürfen und Familienformen ihrer Beschäftigten gerecht zu werden.

Familienfreundlichkeit umfasst dabei nicht nur Mitarbeitende mit Kindern, sondern auch jene, die Verantwortung für die Pflege von Angehörigen übernehmen. Ziel ist es, durch geeignete Rahmenbedingungen die Vereinbarkeit von Beruf und privaten Verpflichtungen nachhaltig zu unterstützen.

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