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Hochschulleitung:
Kanzlerbüro

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %; 29,87 Std./Woche = 75 %; 19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n

Assistent*in des Kanzlers der Universität (w/m/d)

Das Kanzlerbüro ist die zentrale Management- und Steuerungseinheit für die administrativen Prozesse der Universität. Zur Verstärkung suchen wir eine zweite Assistenz des Kanzlers mit einem besonderen Schwerpunkt auf Gremienmanagement, Workflow-Steuerung und organisatorischer Koordination.

Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 10.04.2026

Ihre Aufgaben:

• Sie arbeiten eng mit dem Kanzler, der ersten Assistenz, den Fachdezernaten, Fakultäten und weiteren zentralen Einrichtungen zusammen und übernehmen Schnittstellen- und Koordinationsaufgaben.
• Zusätzlich sind Sie gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen für die Steuerung von Arbeitsprozessen und Workflows zwischen Kanzlerbüro, Rektorat, Dezernaten, Fakultäten und (de-)zentralen Einrichtungen zuständig und entwickeln bzw. pflegen effiziente Ablage- und Dokumentationsstrukturen.
• Sie organisieren Sitzungen, aber auch Veranstaltungen und Workshops des Kanzlers. Sie unterstützen diese inhaltlich, insbesondere in Vor- und Nachbereitung. Zudem übernehmen Sie Fristen- und Vorlagenmanagement und die Nachverfolgung von Beschlüssen.
• Sie übernehmen die strategische Terminplanung sowie Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen des Kanzlers.
• Sie sind Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen auf Leitungsebene und übernehmen allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Bearbeitung vertraulicher Vorgänge.
• Sie unterstützen Verwaltungs- und Organisationsprojekte sowie bei Bedarf weitere Sonderaufgaben im unmittelbaren Umfeld des Kanzlers. Dabei erstellen Sie Übersichten, Auswertungen und Präsentationen für Entscheidungsprozesse.
• Sie unterstützen die Mandatsbetreuung des Kanzlers organisatorisch und administrativ.

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften. Alternativ haben Sie eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst erfolgreich abgeschlossen.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in einer Leitungsassistenz in einer Hochschule, Wissenschaftseinrichtung oder öffentlichen Verwaltung.
• Erfahrung in der Koordination und Steuerung komplexer Arbeitsprozesse und Schnittstellen.
• Ausgeprägte Organisations- und Steuerungskompetenz sowie die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten.
• Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software (MS Office) und modernen Kollaborationstools; insgesamt hohe IT-Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme und Anwendungen einzuarbeiten.
• Hervorragende bis muttersprachliche Deutschkenntnisse und sichere/ sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion, Loyalität, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement, adäquater Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, serviceorientierte, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie souveränes, professionelles und freundliches Auftreten im Umgang mit Führungskräften und externen Partnern.

Wir bieten:

• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt an Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr
• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u. a. Betreuungsvermittlung, Ferienangebote, mobiles Kinderzimmer)
• Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit)
• Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E9b TV-L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter .

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.
Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Auch Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen und je nach Aufgabenübertragung in Entgeltgruppe E9b TV-L. Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/. Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungs­universitäten in Deutschland. Als reform­orientierte Campus­universität vereint sie in einzig­artiger Weise die gesamte Spann­breite der großen Wissenschafts­bereiche an einem Ort. Das dynamische Mit­einander von Fächern und Fächer­kulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleicher­maßen besondere Chancen zur inter­disziplinären Zusammen­arbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:

Inka Fellenz , Tel.: +49 234 32 22922

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 5572 bis zum 10.04.2026 über unser Online-Bewerbungsportal

RUHR-UNIVERSITÄT BOCHUM
44801 Bochum
Universitätsstraße 150

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