Verwaltungsleiter*in (m/w/d) Forschung und Klinik

zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet

KENNZIFFER: 249 | 8015/9015

Am Max-Planck-Institut für Psychiatrie erforschen WissenschaftlerInnen und KlinikerInnen die Ursachen psychiatrischer Erkrankungen. In unserer Forschungsklinik widmen wir uns der Diagnostik, Behandlung und Erforschung von psychiatrischen Erkrankungen mit einem Schwerpunkt auf therapieresistenten Depressionen. Die Klinik liegt in Schwabing zwischen Luitpoldpark und Englischem Garten. Sie besteht aus drei offenen und einer geschützten psychiatrischen Station sowie der Station 60+ mit insgesamt 120 Betten für 2.000 PatientInnen im Jahr, vier Tagkliniken mit 54 teilstationären Plätzen sowie verschiedenen Spezialambulanzen. Bei uns ist PatientInnenversorgung geprägt von Forschung, einem internationalen Umfeld und einem menschlichen Miteinander.

Die Verwaltungsleitung trägt die Gesamtverantwortung für die operative Steuerung und strategische Weiterentwicklung der administrativen Infrastruktur. Ziel ist die Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts sowie die Stärkung der administrativen Leistungsfähigkeit, um den Kernbetrieb von Forschung und Klinik optimal zu unterstützen.

Ihre Aufgaben

1. Strategische Gremienarbeit und Governance

• Mitwirkung im Koordinationsgremium: Aktive Mitgestaltung und Abstimmung institutsübergreifender Themen.
• Vertretung in der Klinikleitung: Vertretung der administrativen Belange innerhalb der Klinikleitung.
• Beratung des Kollegiums: Beratung und Unterstützung der Direktoren in allen administrativen und organisatorischen Fragestellungen.
• Compliance: Wahrnehmung der Aufgaben entsprechend der Satzung und den geltenden Geschäftsordnungen sowie Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und MPG-interner Vorgaben.

2. Operative Leitung der Fachbereiche

• Verantwortung für die fachliche und disziplinarische Führung der Bereiche: Finanzbuchhaltung, Controlling und Erlösmanagement, Personalmanagement, Einkauf, Wirtschaft- und Versorgung, Technik sowie EDV/IT-Infrastruktur.

3. Prozessmanagement und Organisationsentwicklung

• Administrative Optimierung: Steuerung, Analyse, Standardisierung, Verknüpfung und Sicherung der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Aufgaben und Prozesse.
• Schnittstellenmanagement: Unterstützung bei der Entwicklung und Standardisierung klinischer Aufgabenfelder, auch zur besseren Verzahnung von Klinik/Forschung und Verwaltung.
• Projektmanagement: Konsequente Fortführung und erfolgreicher Abschluss bereits begonnener und laufender administrativer Projekte.

4. Controlling und Entscheidungsgrundlagen

• Kennzahlenanalyse: Analyse und Interpretation von relevanten Kennzahlen (KPIs) als Basis für Managemententscheidungen.

5. Personalführung und -entwicklung

• Mitarbeitereinbindung: Zielorientierte Einbindung der Mitarbeiter, auch in Veränderungsprozesse.
• Talentmanagement: Aktive Förderung und Entwicklung des Personals zur Sicherung der langfristigen Leistungsfähigkeit der Verwaltung.

Zusammenfassung: Der Fokus liegt auf der Sicherstellung der laufenden administrativen Geschäfte bei gleichzeitiger Stärkung der administrativen Leistungsfähigkeit. Die Rolle fungiert zudem als Brücke zwischen den kaufmännischen Anforderungen der Max-Planck-Gesellschaft und den spezifischen Bedürfnissen des Institutes.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Masterstudium Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar
• Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Führungserfahrung in vergleichbaren Leitungspositionen mit Budgetverantwortung
• Tiefgreifende Kenntnisse des Finanz- und Rechnungswesens nach HGB und KHBV: Sicherer Umgang mit Jahresabschlüssen, Kostenrechnung, Budgetierung und Erlösmanagement, idealerweise mit Kenntnis klinikspezifischer Abrechnung (z.B. DRG)
• Ausgeprägte Expertise in Prozessoptimierung und -standardisierung
• Fundierte Erfahrung im Personalmanagement, umfassende Kenntnisse in Personalverwaltung, -entwicklung, Tarifrecht (TVöD/VKA) und Mitarbeiterführung
• Starkes analytisches Denken und Kennzahlenkompetenz
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Beratungskompetenz: Erfahrung in der Beratung von Geschäftsführung, Wissenschaftlern und Klinikleitung sowie der moderierten Abstimmung zwischen unterschiedlichen Stakeholdern
• Projektmanagement-Skills: Nachweis der erfolgreichen Steuerung und Fortführung administrativer Projekte unter Einhaltung von Zeit, Budget und Qualität
• Umfassende Kenntnis einschlägiger rechtlicher und regulatorischer Rahmenbedingungen
• Branchenkenntnis im Wissenschafts- und Klinikumfeld
• Verhandlungsgeschick und Entscheidungsstärke
• Praktische Kenntnisse und Erfahrung mit IT-Systemen in der Verwaltung
• Fundierte Kenntnisse in allen gängigen Office Anwendungen, insb. Excel und SAP/FI, SAP/CO
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre online Bewerbung mit Zusendung folgender Unterlagen:

• Motivationsschreiben mit Angabe Ihres möglichen Eintrittsdatums/Gehaltsvorstellung.
• Lebenslauf
• relevante Zeugnisse

Die Bewerbungsfrist endet am 23.06.2026.

Unser Angebot

• Vielseitige, selbstständige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Psychiatrie
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung
• Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Umfeld
• Bezahlung richtet sich nach dem TVöD-Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung bis Entgeltgruppe E15) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z.B. einer attraktiven Altersvorsorge (VBL)
• Jahressonderzahlung
• Zahlung einer monatlichen Gewinnungszulage ist möglich
• Bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung, je nach Verfügbarkeit
• Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
• Wir sind mit dem ÖPNV (Tram, U-Bahn und Bus) im Herzen von München Schwabing (Scheidplatz) sehr gut erreichbar
• Für Ihre nachhaltige Mobilität leisten wir einen Zuschuss zum DeutschlandJobTicket DJT

Die Stelle ist unbefristet.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds und zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Darüber hinaus sind wir bemüht, mehr Menschen mit Behinderungen zu beschäftigen. Die Institutsleitung steht der Inanspruchnahme von Elternzeit, insbesondere auch der Väter, sehr positiv gegenüber.

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Ausführliche Informationen über Klinik und Forschung des Instituts finden Sie auf unserer Homepage: