WIR SUCHEN ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT EINE

Persönliche Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Abteilungsdirektorin (Teilzeit 50%)

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik in Freiburg sucht eine/n persönliche/n Assistent*In in Teilzeit zur administrativen Unterstützung der Wissenschaftlichen Direktorin der Forschungsabteilung „Chromatinregulierung“ und Vizepräsidentin der Biomedizinischen Sektion der MPG, (Prof. Dr. Asifa Akhtar).

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und zunächst für zwei Jahre befristet.

IHRE AUFGABEN:

Als persönlicher Assistentin sind Sie das organisatorische Zentrum der Forschungsabteilung „Chromatinregulierung“ und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

Büroorganisation (Terminplanung, Organisation von Meetings, Datei- sowie Dokumentenverwaltung)
Reisemanagement (Planung und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie die vorbereitenden Arbeiten zur Reisekostenerstattung)
Sicherstellung eines termin- und adressatengerechten Informationsflusses
Erledigung von Übersetzungen sowie der gesamten Korrespondenz (auf Deutsch und Englisch; wenn nötig auch auf Französisch)
Anfertigung und Verteilung von Sitzungsprotokollen sowie die Weiterverfolgung von Maßnahmen nach Anweisung der Abteilungsdirektorin
Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Seminaren
Empfang und Betreuung von Gästen der Abteilung
Professionelle Begleitung von Mitarbeitende beim On- und Offboarding
Abklärung von offenen Fragen der wissenschaftlichen Abteilung mit den wissenschaftlichen, technischen sowie administrativen Servicebereichen am Institut sowie zu den Ansprechpersonen in der Generalverwaltung in München

IHR PROFIL:

Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder einen vergleichbaren kaufmännischen Abschluss
Erste Berufserfahrungen im oben beschriebenem Aufgabengebiet sind wünschenswert
Sehr gute Deutsch- und Englischsprachkenntnisse in Wort und Schrift sind unabdingbar
Sie können die französische Sprache sicher anwenden
Sehr gute Kenntnisse der Standardsoftwarepakete, insbesondere von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Gute Kenntnisse in Grafikprogrammen sind von Vorteil
Auch bei wechselndem und vielfältigem Arbeitsaufkommen behalten Sie den Überblick, managen mehrere Aufgaben parallel und setzen Prioritäten
Ausgeprägte Diplomatie, Loyalität und Zielorientierung prägen Ihr Handeln
Sie arbeiten teamorientiert, kommunikativ und bringen ein hohes Maß an Flexibilität sowie Eigeninitiative mit

WIR BIETEN:

Eingebettet in eine Region, die Deutschland, Frankreich und die Schweiz verbindet, bietet unser Institut ein internationales Forschungsumfeld mit herausragenden Infrastruktureinrichtungen und positivem Arbeitsklima, das hohen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legt.

Eine Vergütung nach TVöD bis max. Entgeltgruppe 8/9a bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen
Sozialleistungen entsprechend des öffentlichen Dienstes (VBL)
Zusätzliche leistungsorientierte Vergütungskomponente
Fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld
Mobiles Arbeiten an einem Ort Ihrer Wahl innerhalb Deutschlands ist bis maximal 40% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit in begründeten Fällen möglich
Gute Anbindung an den ÖPNV und Zuschuss zum Jobticket
Verpflegung durch fußläufig erreichbare Einkaufsmöglichkeiten
Welcome-Service
Familienfreundliche Angebote (angegliederte Kindertagesstätte am Institut, Mit-Kind-Zimmer, Stillzimmer)

Max-Planck-Institut
für Immunbiologie und Epigenetik
Sachgebiet Personal
Stübeweg 51
79108 Freiburg

BEWERBUNGSFRIST:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) über unser unter bis zum 23.11.2026.

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik (MPI-IE) in Freiburg ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut, das Grundlagenforschung in zwei Schlüsselbereichen der modernen Biologie durchführt: Immunbiologie und Epigenetik. Die zentralen Fragen liegen in der Erforschung der molekularen Mechanismen der Zelltypidentität, wie sie sich in der Differenzierung der Immunzellen darstellen, auf Unterschiede des Stoffwechselverhaltens ansprechen oder über Chromatinveränderungen angepasst werden.

Wir wertschätzen und fördern Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit, daher freuen wir uns auf Bewerbungen jedes Hintergrundes. Insbesondere begrüßen wir Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Außerdem möchten wir den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind und möchten darum Frauen ausdrücklich auffordern sich zu bewerben.

Max-Planck-Institut
für Immunbiologie und Epigenetik
Sachgebiet Personal
Stübeweg 51
79108 Freiburg