Mitarbeiter*in im Bereich Finanzen (Schwerpunkt Drittmittelmanagement & Finanzbuchhaltung) in Vollzeit oder zwei Teilzeitstellen (d/w/m)

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen motivationsstarken, service- und teamorientierte*n

Mitarbeiter*in im Bereich Finanzen
(Schwerpunkt Drittmittelmanagement & Finanzbuchhaltung)

in Vollzeit oder zwei Teilzeitstellen (d/w/m)

Ihre Aufgaben

Drittmittelmanagement

• Steuerung von Drittmittelprojekten über den gesamten Projektlebenszyklus (Antragstellung, Bewilligung, Durchführung, Abschluss)
• Prüfung von Förderbedingungen, Richtlinien und Zuwendungsbescheiden
• Erstellung und Überwachung von Projektbudgets, Mittelabrufen und Zahlungsplänen
• Laufende Überwachung von Mittelverbräuchen, Abweichungsanalysen, Forecasts
• Erstellung von Verwendungsnachweisen, Zwischennachweisen und Abschlussberichten
• Kommunikation mit Fördermittelgebern (z. B.EU, Stiftungen, DFG)
• Beratung von Projektleitungen zu finanziellen, administrativen und förderrechtlichen Fragen
• Dokumentation und revisionssichere Ablage aller projektbezogenen Unterlagen
• Audit und Revisionen vorbereiten, begleiten und nachbereiten

Finanzbuchhaltung

• Prüfung und Buchung von Aus- und Eingangsrechnungen, Gehälter und internen Leistungsverrechnungen
• Verwaltung und Archivierung von Verträgen durch die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
• Führung der Anlagebuchhaltung sowie Inventarisierung
• Unterstützung bei Jahresabschlüssen
• Abstimmung von Bilanzkonten und Klärung offener Posten
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Finanzprozessen und digitalen Workflows (z.B. MACH, DMS)
• Weiterentwicklung des Abrechnungsverfahrens interner und externer Leistungen
• Überprüfung der erfassten Geschäftsvorfälle auf steuerlich richtige Bewertung

Das erwarten wir von Ihnen

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse sowie kaufmännische Praxiserfahrung
• Erfahrung im Drittmittelmanagement oder in der öffentlichen Finanzverwaltung von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in Buchhaltung, Haushalts- und Zuwendungsrechts sowie des HGB
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (z. B. MACH, SAP, …)
• Sehr gute Kenntnisse in Excel und datenbasierter Auswertung
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Selbständige, zuverlässige, eigenverantwortliche und strukturierte sowie sorgfältige Arbeitsweise
• Durchsetzungsvermögen, analytisches Denken und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Zahlenaffinität und analytisches Denken
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Projektleitungen und Fördermittelgebern
• Fähigkeit, komplexe Regelwerke verständlich aufzubereiten
• Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Motivationsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungsprozessen und Bereitschaft, sich in neue Rechtsgrundlagen einzuarbeiten

Das bieten wir Ihnen

• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
• Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
• Vergütung nach EG 10 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub im Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
• Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Zuschuss zum HVV Deutschlandticket
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen. Eine Entfristung wird angestrebt. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von relevanten Zertifikaten / Zeugnissen. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal bis zum 27.05.2026.

Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.

Kontakt:

Bei fachlichen Fragen zu diesem Stellenangebot wenden Sie sich bitte per E-Mail an die Leiterin der Finanzabteilung Patricia Hochgesand (). Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung ().

Leibniz-Institut für Virologie (LIV) | Martinistraße 52 (N63) | 20251 Hamburg |