Stellen im Hochschulwesen
Stellenangebote Übersicht Arbeitgeber für Arbeitgeber Impressum
Impressum
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Vollzeit, Befristet
Erlangen
Jetzt bewerben

Assistenz / Office Manager im Büro der Universitätsleitung (m/w/d)

Ihr Arbeitsplatz
Als Assistenz / Office Manager (m/w/d) im Büro der Universitätsleitung erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Organisation, Kommunikation und Verwaltung. Sie unterstützen die Universitätsleitung in zentralen administrativen und organisatorischen Belangen und leisten einen wichtigen Beitrag zum erfolgreichen Zusammenwirken verschiedener Bereiche der Universität.
Das Team des Büros der Universitätsleitung, als Teil der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU), unterstützt die Universitätsleitung, insbesondere den Präsidenten, die Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie den Kanzler, in ihren vielfältigen Aufgaben organisatorisch und inhaltlich.

Wir haben einiges zu bieten: unsere Benefits- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung

  • Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  • Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  • Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  • Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
  • Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  • Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  • Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  • Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  • Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

  • Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, auch in englischer Sprache
  • Umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Koordination und Umsetzung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung
  • Selbstständige Bewirtschaftung, Überwachung und Controlling der Budgets der Universitätsleitung einschließlich der haushaltsrechtlichen Prüfung und Abwicklung der dem Präsidenten sowie den Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten zugewiesenen Mittel
  • Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen zwischen der Universitätsleitung, zentralen Einrichtungen sowie internen und externen Ansprechpersonen
  • Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Universitätsleitung
  • Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse im Büro der Universitätsleitung

Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung - Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur - Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen - Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz - Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen - Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert - Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen - Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) - Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) - Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise - Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen - Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit - Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten - Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten Denken

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Bewerbungsschluss

30.06.2026

Stellenbezeichnung

Assistenz / Office Manager im Büro der Universitätsleitung (m/w/d)

Beschäftigungsbeginn

01.09.2026

Beschäftigungsort

Freyeslebenstraße 1 91058 Erlangen

Entgelt

E9a
Gehaltsrange (brutto pro Jahr)
46.132,74 € – 63.907,00 €

Arbeitszeit

Vollzeit

Wochenarbeitszeit

40,10

Befristung / Anstellungsdauer

### Befristung ja ### Anstellungsdauer 24 Monate

Weitere Rahmenbedingungen

Kontakt

Brigitta Henkel
Tel.: +49 9131 85-26590
Mobil:
brigitta.henkel@fau.de

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.