Umfang: Vollzeit

Befristung: unbefristet

Vergütung: EG 8 TV-L

Beginn: 01.06.2026

Im Büro des Präsidenten der Technischen Universität Ilmenau ist ab 01.06.2026 eine Stelle als

# Sekretär*in (w/m/d)

zu besetzen.

Das Präsidialbüro unterstützt den Präsidenten in allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen. Zu den zentralen Aufgaben zählen die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und offiziellen Anlässen des Präsidenten sowie die Koordination der internen und externen Kommunikation. Das Präsidialbüro stellt Entscheidungsgrundlagen zusammen, bereitet Unterlagen und Korrespondenz vor, führt Protokolle und sorgt für einen strukturierten Informationsfluss zwischen dem Präsidium hin zu Gremien, Fakultäten, Verwaltung und externen Einrichtungen.Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• Organisation und Koordination administrativer Aufgaben des Sekretariats im Büro des Präsidenten und Assistenz der Leiterin des Präsidialbüros
• organisatorische Abstimmung zwischen den Fakultäten bzw. Service & Administrationsbereichen und dem Präsidium (intern) sowie zwischen den Hochschulen, außeruniversitären Einrichtungen und Ministerien (extern – deutschlandweit und international)
• Zuarbeiten und Erledigung anfallender Korrespondenz in deutscher sowie englischer Sprache
• eigenverantwortliche Terminkoordinierung und Reiseorganisation der Dienstreisen des Präsidenten
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Beratungen und sonstigen Veranstaltungen des Präsidiums sowie Unterstützung bei deren Durchführung
• redaktionelle Bearbeitung und Pflege von Webpräsenzen des Präsidiums
• Mitwirkung und Übernahme von Aufgaben in Projekten bzw. von Sonderaufgaben im Bereich des Präsidenten

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

• abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte*r

Darüber hinaus sind wünschenswert:

Berufserfahrung

• nachweislich mehrjährige Erfahrung in einer gehobenen Büroorganisation bzw. in einer Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren Position, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld

digitale Affinität:

• sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware (z.B. Office, SharePoint, Dokumentenmanagement, TYPO3) und modernen digitalen Prozessen und Instrumenten (Hardware, Software)

Soft Skills:

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• hohe service- und lösungsorientierte Kommunikationsfähigkeit

Arbeitsweise:

• hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft, eigenverantwortliche und selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• strukturiertes Denkvermögen sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

Sprachkenntnisse:

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (min. nachgewiesenes C1 Niveau) sowie gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich in der KW 13/2026 stattfinden.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• familienfreundliches, flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
• vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiche Gesundheits- und Sportangebote
• wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität

Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Kennziffer: 13/2026
Bewerbungsfrist: 08.03.2026

Für weitere Informationen steht Ihnen die Leiterin des Präsidialbüros, Frau Dr. Heike Schorcht, Tel. 03677 69 5002 gerne zur Verfügung.

Technische Universität Ilmenau | Dezernat für Personal und Recht | Postfach 10 05 65 | 98684 Ilmenau