> Umfang: 25%; ab 01.10.2024 bis zu 100% > Befristung: unbefristet > Vergütung: TV-L EG 6 > Beginn: zum nächstmöglichen ZeitpunktVerwaltungsangestellte*n (m/w/d) im Institut für Experimentelle PhysikSchwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.Wir streben eine Erhöhung des Anteils von Frauen in unterrepräsentierten Bereichen an und bitten deshalb entsprechend qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung.Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.Für das Sekretariat suchen wir einen zweiten Verwaltungsangestellte*n (m/w/d), da die Stelleninhaberin ab 01.10.2024 in Rente geht und eine angemessene Einarbeitung und Übergabe geplant wird.Ihr Profil:

Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellter für Bürokommunikation (m/w/d), Bürokauffraumann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation

Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere auch Moodle, SAP, Typo 3

Erfahrung in der Finanzverwaltung von Projekten und Organisation

Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten

Selbstständige Arbeitsweise

Sehr gute Englischkenntnisse in Word und Schrift

Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld

Ihre Aufgaben:

Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Pflege der Webseite, Betreuung des Besuchsverkehrs, Dienstreisen, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitern und Gastwissenschaftlern)

Verwaltungsaufgaben im Rechnungswesen (Bestellungen, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Überwachung der Haushaltskonten, Finanzberichte, administrative Unterstützung der Projektverwaltung)

Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Vorbereitung von Ausschreibungen, Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, Führen der Urlaubskartei)

Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium (admin. Organisation von Lehrveranstaltungen, Erstellen von Vorlesungsunterlagen, Prüfungsverwaltung

Deutsch und englischsprachige Korrespondenz, auch mit internationalen Studierenden und Mitarbeitern

Organisation von Tagungen und internationalen Veranstaltungen

Die Universität Ulm und was wir bieten:
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!> Referenz-Nr.: 23122 > Bewerbungsfrist: bis 30.09.2023Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.Ansprechpartner für weitere Informationen:Prof. Dr. Othmar Marti, Tel. +49 731 50-23010Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser