Sekretär/Assistenz (m/w/d) 50 %Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik, ein international ausgerichtetes Laserforschungsinstitut, befindet sich auf dem Forschungscampus Garching, einem der modernsten Forschungs- und Ausbildungsstätten Europas. Für die wissenschaftliche Gruppe von Frau Prof. Monika Aidelsburger suchen wir ab sofort eine/nSekretär/Assistenz (m/w/d)(Arbeitszeit 50%)Ausschreibungs-ID: 2023-23Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Option auf Entfristung.Ihre Aufgaben:

Organisation des Sekretariats

Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Personal des Instituts

Selbständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Betreuung von Mitarbeitern sowie von Gastwissenschaftlern und Gastwissenschaftlerinnen (national und international)

Organisation von Dienstreisen

Unterstützung des Abteilungsteams

Personaladministration: Vorbereitung von Personalentscheidungen nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten

Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder Meetings

Administrative Koordination von Haushalts- und Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Drittmittelabteilung

Aktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der Digitalisierung

Pflege und redaktionelle Betreuung von institutsspezifischen Webseiten

Datenauswertungen und Datenmanagement

Ihr Werkzeugkasten:

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf (z.B. Fremdsprachensekretär/in) bzw. vergleichbare Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen

Flexibilität und Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Engagement und Bereitschaft zum selbständigen Arbeiten

Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

Berufserfahrung in der Bürokommunikation erwünscht

Gute MS-Office Kenntnisse

Freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten

Selbständiger, eigenverantwortlicher und gewissenhafter Arbeitsstil

Organisationstalent

Aufgeschlossenheit und Geschick im Umgang mit Menschen

Interesse an interkulturellen Begegnungen und internationaler Zusammenarbeit

Unser Angebot:

Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst).

Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder

Günstige Tarife bei Versicherungen und dem öffentlichen Nahverkehr

Angenehmes Betriebsklima

Offene, anregende, dynamische und internationale Atmosphäre; wissenschaftliches Flair

Persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens zum 30.09.2023 mit Ihren aussagekräftigen Unterlagen über unser Online-Webtool