Assistenz Sekretariat Attoworld (m/w/d)Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik, ein international ausgerichtetes Laserforschungsinstitut mit Sitz in Garching bei München, sucht für die Abteilung „Labor für Attosekundenphysik“ ab sofort eine/nSekretär/Assistenz (m/w/d)(in Vollzeit)Ausschreibungs-ID: 2023-25Attoworld () gehören nahezu 100 Wissenschaftler aus aller Welt an. Forschungsschwerpunkte sind die Entwicklung von Laserquellen kürzester Lichtpulse und deren Anwendung zur Untersuchung mikroskopischer Bewegungen sowie zur Erkennung und Bekämpfung von Krebs und anderen Erkrankungen.Zusammenfassung:Sie entlasten den Direktor der Abteilung „Labor für Attosekundenphysik“ am Max-Planck-Institut für Quantenoptik und Inhaber des LMU-Lehrstuhls für Experimentalphysik-Laserphysik (in Personalunion) und sein Team im administrativen und organisatorischen Bereich, koordinieren alle damit verbundenen Aufgaben und agieren als zentrale interne und externe Kommunikationsschnittstelle.Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.Ihre Aufgaben:

Vor- und Nachbereitung von Terminen/Besprechungen; Wiedervorlagemanagement

Terminkoordination und Pflege des elektronischen Terminkalenders

Eigenständige Überwachung von Terminen und Projekten

Reiseplanung, Buchung und Abrechnung

Kommunikation mit ausländischen Kontaktpersonen bei Auslandsreisen des Direktors

Angemessene Kommunikation mit Behörden und Ministerien

Sichten und Bewerten der Eingangspost hinsichtlich Relevanz und Dringlichkeit

Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz

Bearbeitung des Rechnungseinganges sowie -ausganges, Rechnungsprüfung

Pflege der elektronischen Ablage

Organisation des Bestellwesens (Büroartikel, Fachliteratur)

Besucherbetreuung und –bewirtung (inkl. Reiseorganisation, Buchung und Abrechnung)

Weitere allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben

Ihr Werkzeugkasten:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent/in (oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung)

Ausgezeichnete deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift gegebenenfalls in einer weiteren Fremdsprache

Professionelle Kommunikation – sowohl schriftlich als auch im direkten Umgang

Sicheres Beherrschen des MS Office-Pakets (insb. Outlook, Word, Excel)

Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Diskretion und Sorgfalt

Souveräne, freundliche Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung

Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit

Unser Angebot:

Eine eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen internationalen Umfeld

Einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß, Ihnen Gestaltungsfreiräume bietet und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert

Die offene und dynamische Arbeitsatmosphäre eines jungen, engagierten Teams

Vergütung gemäß Befähigung und fachlicher Eignung; Sozialleistungen gemäß den Regelungen des TVöD

Vergünstigte Tarife bei Versicherungen und im öffentlichen Nahverkehr

Ein verkehrsgünstig gelegener Arbeitsplatz im Forschungszentrum Garching (U6)

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens zum 30.09.2023 mit Ihren aussagekräftigen Unterlagen über unser Online-Webtool